Как организовать в медучреждении хранение картотеки и других важных документов?

В процессе работы любой медицинской организации скапливается немало количество документации различного типа – карточек пациентов, бухгалтерских бумаг, личных дел сотрудников и т.д.

Поэтому рано или поздно перед руководством учреждения встает закономерные вопросы: как хранить документы, куда их поместить и каким образом обеспечить безопасных данных. Оптимальным решением для клиник является организация архивного хранения документов.

Для этого необходимо арендовать, купить или выделить в стенах клиники помещение и оборудовать его соответствующим образом. К данным объектам предъявляют немало требований. Дело в том, что бумажные носители относятся к числу хрупких и «капризных». При несоблюдении некоторых тонкостей хранения можно лишиться важных документов или сведений, размещенных на них.

Опасным для бумаг будет, к прмиеру, резкое повышение температуры или ее перепады, ненормализованный уровень влажности, слишком яркий свет. Иными словами – микроклимат в этом деле играет первостепенную роль.

Специалисты рекомендуют выделять под архив сухие помещения вдали от всевозможных инженерных коммуникаций. Вряд ли удачным будет решение поместить архив в подвале или на чердаке, поскольку в этом случае высок риск затопления. Кроме того, с целью нормализации влажности в архиве можно обзавестись специальным оборудованием – осушителем воздуха. Подобные устройства могут работать в автоматическом режиме, поддерживая установленный режим.

Уделить внимание стоит и освещению. Оно должно быть искусственным, поскольку естественные ультрафиолетовые лучи губительны для бумаг. При этом необходимо использовать пожаробезопасные светильники.

И, конечно, стоит нанять на работу опытного архивариуса, который будет не только следить за микроклиматом, но и заниматься документооборотом.

В связи с большим количеством требований и сложностей в деле организации архивов многие современные клиники, преимущественно частные, предпочитают пойти по упрощенному пути – воспользоваться архивными услугами (подробнее - тут). Они отдают корпоративную документацию на хранение профессионалам. Сегодня действует множество специализированных компаний, в распоряжении которых есть собственные складские комплексы, соответствующие всем нормам и требованиям, предъявляемым к помещениям данного типа.

Внеофисное хранение документов – весьма модная и востребованная услуга, которая избавляет от всех хлопот, связанных с содержанием корпоративной информации на бумажных носителях. Специалисты в данной отрасли обеспечивают безопасность документации клиента, могут заниматься ее обработкой, ведением, утилизацией.

Кроме того, фирмы такого плана также оказывают услуги сканирования документации и создания электронных архивов. Современные медицинские учреждения все чаще прибегают к помощи специалистов данного профиля, находя в таком способе хранения картотек и прочих разновидностей документов множество преимуществ. Удобство, надежность, необременительность – лишь некоторые, но самые значимые в их числе.